Principal Organizaciones Sin Fines De Lucro Cómo escribir una propuesta de patrocinio para un evento ganador

Cómo escribir una propuesta de patrocinio para un evento ganador


Muchas organizaciones sin fines de lucro organizan eventos anuales para recaudar fondos y concienciar sobre su causa. Estos eventos ofrecen valiosas oportunidades para crear unidad con voluntarios y donantes. En medio de la pandemia, las organizaciones sin fines de lucro han encontrado formas de realizar eventos virtuales exitosos para apoyar su trabajo que cambia el mundo. Ya sea que su evento sea en persona o en línea, los patrocinios corporativos son una excelente manera de compensar costos y recaudar fondos críticos para su organización sin fines de lucro.

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Entonces, ¿cómo encuentra patrocinadores corporativos? La clave es escribir una propuesta de patrocinio sólida y luego enviarla a la persona adecuada. A continuación, se ofrecen algunos consejos para redactar una propuesta de patrocinio convincente.

Cómo preparar su propuesta  

  • Propósito - Primero, esboce el propósito y los objetivos principales del evento para tener un plan claro antes de buscar asociaciones. Trabaje con sus equipos de desarrollo y marketing para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el propósito y los objetivos principales del evento.
  • Determinar costos - A continuación, debe estimar cuánto costará realizar su evento. Además de considerar los gastos, tenga en cuenta todo el trabajo administrativo y la planificación que implica el evento. Una vez que tenga una estimación de costos, puede decidir cuánto necesita recaudar y qué niveles de patrocinio necesita obtener.
  • Niveles de patrocinador corporativo - Decida cuántos patrocinadores necesita y / o qué nivel de dólares de patrocinio necesita recaudar. Por ejemplo, digamos que necesita $ 15,000 en patrocinios corporativos, dependiendo del tamaño de las organizaciones que va a buscar, divida las opciones de costos en:
    • 4 socios a $ 500
    • 4 socios a $ 1K
    • 2 socios a $ 2K
    • 1 socio por $ 5K
    Esto se puede trabajar en una miríada de opciones y niveles diferentes, así que considere qué combinación funcionará mejor para su organización sin fines de lucro y qué niveles cree que se pueden obtener al encontrar patrocinadores corporativos.
  • Beneficios del patrocinador - Piense en todos los paquetes de beneficios para patrocinadores que puede ofrecer y describa claramente cómo se destacará la empresa y qué proporcionarán los diferentes niveles de patrocinio. Ejemplos:
  • Señales - Si el logotipo / nombre de la empresa estará en un letrero, anote el tamaño del letrero y dónde se ubicará, y si también habrá visibilidad en línea.
  • Material impreso - Mencione cualquier material impreso donde estará su nombre, así como el reconocimiento digital, ya sea en su sitio web o en las redes sociales.
  • Patrocinadores de mesa - Si la empresa es un patrocinador de mesa, especifique si la empresa solo tendrá presencia en la mesa o si su nombre se imprimirá en otro lugar o se anunciará desde el escenario.
  • Visibilidad virtual Para eventos en línea, los principales beneficios de los patrocinadores pueden incluir la oportunidad de compartir un video de saludo o un video promocional junto con la visibilidad en su sitio web y canales de redes sociales.
    A medida que describe las opciones, se asegura de que la empresa conozca todos los beneficios del patrocinio y evite sorpresas para cualquiera de los dos el día del evento. Cuando se explican claramente todos los beneficios del patrocinio, se muestra consideración y previsión por parte de la organización sin fines de lucro.

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Qué incluir en la propuesta  

  • Impacto - Para cualquier propuesta o informe, primero debe centrarse en el impacto. ¿Cómo marcará la diferencia su evento y cómo ayudará a sus beneficiarios? ¿Cómo ayudará un evento exitoso a la organización sin fines de lucro a alcanzar sus metas? Proporcione una breve descripción del impacto propuesto de los fondos recaudados a través del evento y tenga una respuesta más sólida lista si se le solicita. Comparta cómo los eventos de recaudación de fondos pasados ​​han ayudado a su organización sin fines de lucro y considere resaltar cómo los patrocinadores corporativos anteriores se han beneficiado al respaldar sus eventos y, si es posible, dé algunos ejemplos.
  • Enumere los beneficios potenciales de la asociación - Apelar a los valores compartidos y la oportunidad de asociarse para servir mejor a sus beneficiarios. Haga la lista lo más personal posible. También querrá abordar: ¿Qué hace que valga la pena su tiempo y dinero aparte del puro altruismo? ¿Ayudará a inspirar a su personal? ¿Se verá bien que su nombre se asocie con su organización sin fines de lucro? ¿Incrementará potencialmente las ventas? Enumere todas estas razones aplicables de la manera más breve posible.
  • descripción del evento - Proporcione un breve resumen de cómo se verá el evento, incluida la fecha y hora, el lugar, lo que implica el programa y cuándo y dónde se mencionarán los nombres de los patrocinadores. Resalte cómo su evento y su misión son especiales y vale la pena la inversión.
    Invite a un representante (s) de la empresa a asistir al evento. Esta es una gran oportunidad para que aprendan más sobre su organización sin fines de lucro y potencialmente conozcan a los beneficiarios. Si va a agradecer a sus patrocinadores desde el escenario, avíseles antes del evento.
  • Audiencia - Describe el público objetivo del evento. ¿Son partidarios de la organización sin fines de lucro, miembros prominentes de la comunidad, líderes comunitarios, voluntarios o todo lo anterior? Cualquiera de estos son excelentes puntos de venta. Idealmente, su audiencia se superpone con la audiencia objetivo de la empresa, y compartir información relevante sobre los antecedentes de las personas que asisten podría ser un punto de venta para el patrocinio.
    Para algunos patrocinadores, es tan importante saber quién asistirá como quién se beneficiará del evento. Necesitan saber qué invitados verán su nombre relacionado con el evento.
  • Esquema de propuesta - Mantenga la propuesta concisa y céntrese en cómo el patrocinio puede ayudar a la empresa a lograr sus objetivos:
  • Propósito - Describe el propósito principal del evento, incluyendo una descripción clara de tu misión y por qué estás recaudando fondos.
  • Beneficiarios - Quiénes se beneficiarán de los fondos recaudados y cómo se beneficiarán.
  • Impacto - Cómo los beneficiarios se verán afectados positivamente por los fondos recaudados.
  • Objetivos - Delinear objetivos y metas claros para el evento.
  • Costo - Incluya un desglose de costos estimado.
  • Patrocinadores corporativos - Comparta cómo la empresa puede ayudar a compensar los costos patrocinando su evento.
  • Tono - Pídales que consideren patrocinar a un nivel de donación específico o pídales que consideren cuidadosamente a qué nivel les gustaría asociarse con usted.
  • Cronología - Hágales saber cuándo es el evento, cuándo deben asegurarse todos los patrocinios y en qué fecha debe tener noticias de ellos.
  • Información del contacto - Incluya información de contacto para que puedan hacer un seguimiento con cualquier pregunta y hágales saber que lo hará en una fecha determinada.
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  Cómo planificar el alcance de los patrocinadores  

  • Determinar a quién perseguir - Decidir qué patrocinadores corporativos buscar es tan importante como cómo se escribe la propuesta. Su objetivo es investigar y encontrar empresas en su área con intereses o pasiones similares. Por ejemplo, si está recaudando dinero para una competencia de robótica o computadoras nuevas para una escuela, considere acercarse a una empresa de ingeniería local. No solo es socialmente responsable que ellos retribuyan a la comunidad, sino que también podrían estar equipando a los futuros empleados.
    Algunas organizaciones quieren saber quién más patrocina el evento, ya sea por estatus o por competencia. Podría ser bueno para ellos copatrocinar su evento junto con otra empresa en la ciudad, o puede que no quieran ser superados por un competidor. Tenga en cuenta todas estas dinámicas lo mejor que pueda cuando busque negocios en su comunidad.
    Investigue qué empresas han patrocinado eventos similares en el pasado y encuentre al responsable de la toma de decisiones adecuado en la organización para enviar su propuesta.
  • Programas de donaciones corporativas - Investigar grandes empresas en busca de oportunidades de financiación a través de sus programas de donaciones corporativas. Deberá mirar específicamente sus pautas que generalmente se enumeran en su sitio web. Siga exactamente el protocolo o su aplicación podría ser eliminada. En el caso de las grandes corporaciones, será de ayuda si tiene un contacto allí o puede hacer un contacto para ayudar a defender su propuesta.
  • Empresas más pequeñas y negocios comunitarios - Muchas empresas quieren o necesitan dar dinero a la comunidad oa una causa apasionada anualmente. Esto les ayuda a interactuar con la comunidad y muestra a los clientes que se preocupan por algo más que una ganancia. Investigue para ver si las empresas de su área tienen intereses que se alineen con su causa. Luego pregunte si puede programar una reunión con un representante de la empresa por teléfono o en persona para compartir su propuesta.

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Finalizar la propuesta  

  • Final Tips - ¡Corrija! La ortografía, la gramática y la puntuación son importantes. Si su propuesta está mal redactada, no inspira confianza en la profesionalidad o competencia de su organización sin fines de lucro. Asegúrese de que la propuesta que envíe sea concisa, convincente y esté bien redactada.
  • Práctica práctica - Antes de comunicarse con las empresas, comparta su propuesta con un amigo en quien confíe para compartir comentarios constructivos. También puede preguntarles si tienen tiempo para desempeñar el papel de su posible patrocinador en una presentación simulada. Darle una prueba a su presentación le ayudará a aumentar su confianza cuando la reunión cuente.
  • Seguimiento - Después de su evento, asegúrese de agradecer a los patrocinadores y compartir su entusiasmo por su apoyo a su causa. Además, comunique un cronograma sobre cuándo se necesita financiamiento y cuándo informará sobre el impacto del evento. Si algo salió mal, reconózcalo y hágales saber qué cambios hará en el futuro. Esté dispuesto a admitir errores, disculparse si es necesario y aprender de ellos. Los errores son siempre una oportunidad para aprender y crecer.

Finalmente, recuerde que el tamaño de su organización sin fines de lucro y el tamaño del evento afectarán los tipos de patrocinadores que está buscando. Un banquete de United Way se verá muy diferente a una recaudación de fondos para una escuela local. Sin embargo, no importa el tamaño, intente encontrar socios corporativos con potencial para construir relaciones duraderas. Cuando puede desarrollar un verdadero sentido de reciprocidad entre la organización sin fines de lucro y las empresas, puede impactar a la comunidad juntos y todos ganan.

Andrea Johnson es nativa de Texas y ahora vive en Charlotte, Carolina del Norte, con su esposo y sus dos hijas. Tiene más de 15 años de experiencia trabajando en marketing y desarrollo para organizaciones sin fines de lucro grandes y pequeñas. En su tiempo libre le gusta correr, fotografiar y un buen chocolate.


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