Principal Organizaciones Sin Fines De Lucro Lista de verificación de planificación de eventos de recaudación de fondos

Lista de verificación de planificación de eventos de recaudación de fondos

Los eventos de recaudación de fondos pueden recaudar mucho dinero para su organización si están bien planificados y ejecutados, pero también pueden llevar mucho tiempo y ser costosos. La clave es la planificación estratégica y establecer claramente su presupuesto, propósito y objetivos de antemano. Después de seleccionar una fecha y crear un plan maestro para su evento, es útil crear una línea de tiempo y una lista de verificación para que pueda mantenerse en el camino correcto. ¡Buena suerte y diviertete!

Seis meses fuera (o más)  

  • Definir propósito - Antes de comenzar a planificar, decida el propósito de su evento. ¿Es para recaudar fondos o también para educar a los donantes sobre su organización? Tener múltiples objetivos está bien, pero es mejor tener un propósito principal que impulse el evento. Tenga en cuenta sus objetivos principales y menores a medida que avanza en el proceso de planificación, de modo que pueda concentrarse en el panorama general.
  • Fijar metas y objetivos - Establezca metas y objetivos específicos para su evento de recaudación de fondos. ¿Cuánto dinero estás intentando recaudar? ¿Es para un área o múltiples áreas de su organización sin fines de lucro, empresa o grupo? Tenga en cuenta su objetivo de recaudación de fondos al establecer su presupuesto.
  • Delegar - Las organizaciones más grandes pueden tener un departamento completo de planificación de eventos, lo cual es un regalo. Si este es el caso, déle al equipo un esquema claro de metas, objetivos y su presupuesto, y deje que ellos hagan la planificación principal. Para el resto de nosotros, se necesita una aldea, o al menos un comité realmente eficiente. Pídale a su planificador principal de eventos o director de desarrollo que reclute un comité para supervisar los diversos aspectos de la recaudación de fondos. El evento será mucho más sencillo si hay roles, objetivos y expectativas claros.
  • Dirígete a tu audiencia - Para determinar a quién está invitando y / o vendiendo boletos, piense en quién es su público objetivo y si el evento es apto para familias. Esto ayudará a determinar su tema, comida y actividades. Además, si está invitando a toda su cartera de donantes, ya sean 100 o 1000 personas, considere si desea pedirles que inviten a amigos.
  • Estimar asistencia - Calcule cuántas personas cree que vendrán basándose en la cantidad de personas que está invitando y lo que sabe acerca de su base de donantes. Esto determinará el precio de las entradas y el tamaño del lugar que necesita ubicar. Naturalmente, esto es más fácil de estimar si se trata de un evento anual.
  • Establecer un presupuesto - Delinear un presupuesto realista y trabajar dentro de esos parámetros. Si se trata de un evento por primera vez, tendrá que hacer algunas conjeturas. Hable con otras organizaciones de tamaño similar que hayan realizado eventos similares y vea si tienen alguna sugerencia sobre el presupuesto. Considere los costos del lugar, la comida, las tarifas de los oradores / viajes / alojamiento, banda / DJ, flores, decoración y obsequios.
  • Establecer costo por boleto - Determine lo que quiere ganar por boleto para determinar el costo por boleto y cuántos boletos necesita vender. Algunos eventos también tienen múltiples niveles de boletos y puntos de entrada, como un boleto para cenar o bebidas y un boleto para después de la fiesta. También puede vender boletos VIP con beneficios especiales como servicio de estacionamiento y asientos prioritarios.
  • Encuentra y reserva un lugar - Después de decidir el tamaño y el alcance de su evento, busque un lugar que se ajuste a su presupuesto y ayude a crear la atmósfera que desea en su evento de recaudación de fondos. Reserve con mucha anticipación y pague los depósitos requeridos. Si su evento es al aire libre, es bueno investigar si necesitará permisos para carpas, animales, sonido, iluminación, fuegos artificiales, etc.
  • Comunicar detalles - Avise a todas las personas apropiadas sobre su recaudación de fondos, tanto interna como externamente. Su escuela, organización sin fines de lucro u organización querrá poner la recaudación de fondos en el calendario principal y luego establecer una hora para invitar a los donantes y notificar al público.
  • Reclutar patrocinios corporativos - Muchos eventos de recaudación de fondos involucran a socios corporativos que patrocinan una mesa o suscriben una determinada parte del evento. La formación de estas asociaciones afectará directamente su presupuesto y cuánto puede gastar en otras áreas costosas, como la alimentación. Antes de contratar, decida cómo reconocerá a los patrocinadores. ¿En programas? ¿Desde el escenario? ¿En señales?
  • Selecciona un tema - Determine el tono y el tema de su recaudación de fondos. Algunos eventos son formales y otros son casuales. Estos factores determinarán cómo planifica y decora. Los eventos temáticos son divertidos de planear y asistir, pero no todos los eventos necesitan tener uno. A veces es mejor mantenerlo simple y no cambiar de tema todos los años. Al organizar la 'X Gala Anual sin Fines de Lucro', disminuye la carga de planificación de su personal y voluntarios, así como el dinero gastado en nueva decoración y gráficos. Consejo de genio: Prueba uno de estos 30 temas de eventos de recaudación de fondos .
  • Determinar la marca - Desarrolle un gráfico correspondiente para su evento para promocionarlo o decidir si está utilizando el logotipo de su organización sin fines de lucro. Si es así, mantén la coherencia con tu marca mientras agregas un elemento de interés visual.
  • Reserve cualquier seguridad - Considere si necesita oficiales de seguridad en su evento y, de ser así, incorpórelo a su presupuesto.
  • Vendedores de carteles y entretenimiento - Identifique y reserve a su orador, banda / DJ, entretenimiento, fotógrafo / camarógrafo y proveedor (si uno no viene con el lugar). Una vez que los proveedores confirmen su participación, pida a un miembro del comité o al departamento de eventos que trabaje con ellos en los arreglos de viaje necesarios. Comunique sus metas y expectativas para el evento y para el orador o animador. Firme los contratos necesarios y pague los depósitos necesarios.

Tres meses fuera  

  • Planificar estacionamiento - Considere dónde se estacionarán las personas y si necesita contratar o reclutar asistentes de estacionamiento voluntarios. A menudo es útil tener un mapa de estacionamiento disponible en su sitio web y enviar a las personas esa información antes de la recaudación de fondos. Si es un evento formal, considere la posibilidad de disponer de servicio de aparcacoches. Consejo genio : Agregue archivos adjuntos a sus registros para simplificar los detalles del evento para los asistentes.
  • No olvides las instalaciones - No es lo más glamoroso en lo que pensar, pero asegúrese de diseñar una estrategia para cuántos baños tiene su lugar en proporción a la cantidad de asistentes. Es posible que deba traer orinales portátiles.
  • Crea un plan B - Si su evento es al aire libre, tenga un plan B para la lluvia, ya sea una carpa o un lugar alternativo.
  • Encargar Flores - Si vas a tener flores en tu evento, decide qué flores quieres y haz el pedido. Considere usar flores de temporada en el momento del evento para ahorrar dinero. La vegetación también es una opción económica.
  • Planifique el menú - Finaliza tu menú con el servicio de catering. Si va a imprimir menús para tablas, siga adelante y decida el diseño y la fuente. Imprímalos ahora o establezca un recordatorio para imprimirlos en un mes.
  • Anunciar - De tres a cuatro meses es el mejor momento para comenzar a anunciar su evento y asegurarse de que aparezca en los calendarios de las personas. Puede compartir información en las redes sociales, a través de boletines informativos por correo electrónico y / o guardar la fecha, ya sea una copia enviada por correo o una invitación digital.
  • Configurar el registro en línea - Crear un Registro en línea si es posible, agilice sus confirmaciones de asistencia y pagos, todo en un solo sistema.
  • Verificar asistentes - Disponer de un sistema en el que se pueda registrar quiénes asisten y si han pagado. Decida si va a enviar boletos por correo o por correo electrónico. Además, considere lo que hará si las personas que no están en la lista de RSVP se presentan la noche del evento. Consejo genio : Descarga la información del evento con DesktopLinuxAtHome informes personalizados .
  • Invitaciones de destino - Dirija su publicidad a su público objetivo. Lo que funciona para los millennials no es el mismo enfoque que se usa con los baby boomers. No importa cuál sea tu audiencia, debes convencer a la gente de que el evento vale su tiempo y dinero.
  • Invite a los principales donantes - Invite personalmente a sus principales donantes. Designe a un oficial de desarrollo u otro miembro del personal para llamar e invitar a los donantes a asistir al evento.
  • Base táctil con altavoz / entretenimiento - Trabaje con el orador o animador del evento para confirmar sus expectativas para la noche.
  • Programar voluntarios - Dependiendo del tamaño y alcance de su evento, considere pidiendo ayuda a los voluntarios , tanto antes como el día del evento. Proporcióneles etiquetas con sus nombres o camisetas y comida el día del evento.

Un mes fuera  

  • Confirmar agenda - Finalizar la agenda / cronograma con todos los actores clave. Asegúrese de que todos los participantes / artistas / maestros de ceremonias conozcan el horario y las expectativas. Bríndeles un punto de contacto si tienen preguntas.
  • Enviar invitaciones - Envíe invitaciones formales de cuatro a seis semanas antes del evento y asegúrese de incluir una forma de confirmar su asistencia con un plazo de dos semanas antes del evento para que tenga una buena idea de los números.
  • Planificar música ambiental - Decidir sobre música de fondo si una banda o DJ no está cubriendo esto para su evento.
  • Confirmar patrocinios - Confirma todos tus patrocinios corporativos y privados y hazles saber cómo serán reconocidos.

Dos semanas fuera  

  • Organizar pagos - Planificar métodos de pago para proveedores, artistas intérpretes o ejecutantes, fotógrafos y personal de servicio.
  • Confirmar RSVP - Verifique los números de asistencia con el lugar y el servicio de catering para asegurarse de tener suficientes mesas, sillas y comida. Espere que algunas personas no se presenten y otras vendrán sin confirmar su asistencia. Por lo general, se nivela, pero siempre es aconsejable tener sillas adicionales y algunos cubiertos adicionales.
  • Finalizar planes - Reúnase con el líder de su equipo o los presidentes de los comités para revisar cada área del cronograma del evento. Esta es una buena oportunidad para llenar los vacíos y asegurarse de que todos estén en sintonía. Asegúrese de desarrollar los planes de respaldo necesarios.
  • Planificar las comunicaciones finales - Reúnase con la banda, el maestro de ceremonias, el entretenimiento y los voluntarios para darles mapas y una línea de tiempo actualizada para la noche.
  • Imprimir lista de invitados y etiquetas de nombre - Confirme e imprima la lista de invitados y las etiquetas de nombre. Tenga etiquetas de nombre en blanco disponibles para invitados de último momento o etiquetas de nombre faltantes.
  • Finalizar asientos - Si tiene asientos asignados, confirme la disposición de la mesa y el diagrama de asientos.
  • Planificar la limpieza - Elabora un plan de limpieza y comunícalo a tu equipo para que sepan qué hacer una vez finalizado el evento. Aclare lo que hará el lugar y lo que su equipo es responsable de completar.

El día antes  

  • Preparar - Si es posible, configure el lugar el día anterior (o temprano en la mañana el día del evento). Asegúrese de que todos los letreros estén colocados, las mesas estén en su lugar y el área de registro incluya etiquetas de nombre, lista de registro, bolígrafos y papel.
  • Hacer una carrera de práctica - Si se trata de un evento grande o complicado con muchas partes móviles, considere hacer una prueba para asegurarse de saber dónde se configurará todo y qué personas deben estar, dónde y cuándo.
  • Confirmar todos los detalles - El día anterior es casi tan importante como el día del evento. Confirme todos los detalles mayores y menores que son importantes para el evento, como la entrega de flores / decoración, el pedido de comida, el horario y el viaje de los oradores invitados.
  • Verificación doble del clima - Si parece que va a llover, implemente el Plan B para eventos al aire libre y tenga sombrillas disponibles y asistentes de estacionamiento disponibles para eventos en interiores. Aunque la lluvia no perjudicará a nadie, la gente tiende a excluirse de los eventos cuando hay mal tiempo.

Día del evento  

  • Finalizar configuración - Configure cualquier cosa que no pudo hacer el día anterior.
  • Comunicar - Asegúrese de que todo el personal, los voluntarios y los proveedores tengan copias del programa, las instrucciones y los números de teléfono de contacto si necesitan comunicarse con alguien.
  • Saldar cuentas - Pague a los proveedores y asegúrese de agradecerles.
  • Establecer señales de estacionamiento - Si es necesario, coloque carteles de estacionamiento que indiquen a los huéspedes dónde deben estacionarse. Bloquee las áreas donde las personas no deberían estacionarse y podrían intentar hacerlo.
  • Complete una verificación de voluntario - Consulte con los voluntarios para asegurarse de que tengan todo lo que necesitan.
  • Dar una cálida bienvenida - No importa lo que esté sucediendo detrás de escena, saluda a los invitados con una sonrisa y hazles saber que estás contento de que hayan venido.

Después del evento  

  • Escribir notas de agradecimiento - Asegúrese de agradecer a sus participantes, patrocinadores, donantes y voluntarios después del evento. Una nota o una llamada telefónica son de gran ayuda, ya que las personas han gastado su tiempo, energía y dinero para que su evento sea un éxito. Cuando las personas se sienten apreciadas, es mucho más probable que vuelvan a participar. Aproveche la oportunidad para recordarles lo que su apoyo ayudó a lograr.
  • Completa un análisis completo - Analice sus costos, ingresos y tiempo estimado en el evento para determinar cuánto dinero recaudó para su causa y cuánto tiempo le tomó a usted, su personal y voluntarios. Utilice esta información para decidir cómo proceder con un evento similar en el futuro.

La planificación de un evento de recaudación de fondos puede ser un proceso sencillo con un plan bien delineado y un gran equipo. Recuerde mantenerse enfocado en el panorama general durante todo el proceso y controlar su tiempo y gastos para maximizar sus esfuerzos de recaudación de fondos.



Preguntas de trivia de tercer grado

Andrea Johnson es nativa de Texas y ahora vive en Charlotte, Carolina del Norte, con su esposo y sus dos hijas. Le gusta correr, fotografiar y un buen chocolate.


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