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Lista de verificación de planificación de festivales

planificación de festivales lista de verificación ideas consejos voluntarios eventos entradas cabinas juegosUn festival es una excelente manera de unir a la gente, recaudar dinero para una causa o simplemente pasar un buen rato. Ya sea que esté organizando un pequeño festival para su escuela o un evento a gran escala al que asistirán personas de millas a la redonda, use esta lista de verificación para asegurarse de que su festival se desarrolle sin problemas.

Seis (o más) meses fuera  

  • Establecer los objetivos del evento - ¿Estás celebrando el final del año escolar? ¿Espera atraer a más personas para que asistan a su iglesia? ¿Recaudar dinero para una causa? Tu objetivo te ayudará a determinar el número potencial de asistentes, dónde anunciar tu festival y más.
  • Reúna a su comité - Asignar personas a un comité de planificación de festivales: querrá personas con una variedad de fortalezas, como la recaudación de fondos, la planificación de eventos y las comunicaciones.
  • Decidir la venta de entradas - Determina si vas a vender entradas y, si es así, establece un precio. Este es también el momento en el que querrá comenzar a investigar posibles proveedores de boletos si esa es la ruta que desea seguir. Sugerencia de genio : Vender entradas para festivales con un registro en línea .
  • lista de verificación de planificación de festivales descargables ideas imprimibles consejos cronología Selecciona un tema - Puedes basarlo en la temporada, como un festival tradicional de otoño, o hacerlo creativo, como un circo de fin de escuela.
  • Estimar el número de asistentes potenciales - Si estás en tu primer año, esto puede ser más complicado de entender. Mire festivales similares alrededor del área como punto de partida. Recuerde, es mejor sobrestimar que subestimar.
  • Determine su demografía - Averigüe qué grupos de edad probablemente estarán representados. Esto le ayudará a comenzar a planificar las actividades y el entretenimiento que ofrecerá en su evento. ¿Cabinas de juegos estilo carnaval? ¿Escenarios musicales? ¿Una mezcla de ambos?
  • Crea un plan de recaudación de fondos - Lo más probable es que su objetivo sea, al menos parcialmente, recaudar dinero para una buena causa. Hay una gran demanda de patrocinadores del festival, así que comience a solicitar donaciones con anticipación. Encontrar un patrocinador principal que lo ayude con los costos puede ser particularmente útil.
  • Establecer un presupuesto - Puede que tengas que hacer algunas conjeturas si tu festival es nuevo, así que no dudes en empezar con algo pequeño y ser realista. Primero, determine las fuentes de su presupuesto (recaudación de fondos, patrocinadores, donaciones, fondo anual, etc.) y vea si hay alguna forma de ser creativo.
  • Reserve su lugar - Asegúrate de poder realizar el evento donde y cuando quieras. Explore la ubicación para asegurarse de que pueda acomodar el equipo y las actividades que ha planificado.
  • Obtener permisos - Infórmate si necesitas algún tipo de permiso de tu municipio para realizar la fiesta. ¿Necesitará cerrar calles o ocupar plazas de aparcamiento en la ciudad? Si es así, probablemente será necesario un permiso.
  • Cuidate - Considere si necesitará oficiales de seguridad para su evento. (Y ajústelo a su presupuesto).

Tres meses fuera  

  • Actividades del plan - Finalice las actividades que ofrecerá su festival y si contará con miembros del personal o voluntarios para dirigirlas. Sugerencia de genio : Prueba estos 30 ideas de juegos de festivales para recaudar fondos .
  • Proveedores de contacto - Probablemente necesitará ayuda para realizar todas esas actividades. Investigue y obtenga cotizaciones para estaciones como un tanque de inmersión, un zoológico de mascotas, una casa de rebote, etc.
  • Contar voluntarios - Decida cuántos voluntarios necesitará y crear un registro en línea para coordinarlos todos por tarea y tiempo.
  • Libro de entretenimiento - Finaliza las bandas, DJ, bailarines, etc. que planeas mostrar en el festival. Lo mismo ocurre con cualquier entretenimiento infantil, como un artista de animales con globos.
  • Finalizar comida - Averigüe qué comida servirá y si querrá que los voluntarios cocinen o que atiendan el evento. (Su evento también podría ser tan simple como vender papas fritas y botellas de agua). Reserve unidades móviles como camiones de comida o puestos de helados.
  • Tener un plan B - Si su festival es al aire libre, decida un plan de lluvia. ¿Reprogramará o realizará el evento en un lugar cercano en el interior?
  • Contratar oficiales de seguridad - Si tienes un gran festival, este es un paso que no querrás saltarte.
  • Permisos seguros - Solicite inodoros portátiles o busque otras instalaciones de baño para su evento. Consulte con su municipio para ver si las leyes requieren una cierta cantidad de baños según la cantidad de asistentes. Solicite las licencias necesarias si planea servir alcohol.
  • Asegure patrocinadores y recaude dinero - Esto es algo en lo que debería trabajar continuamente, pero en este punto, la recaudación de fondos y el patrocinio deberían estar en plena marcha. Querrá que todo esté finalizado en los próximos meses. Solicite a las empresas locales que donen artículos o premios para cualquier rifa o subasta silenciosa que haya planeado. Sugerencia de genio : ¿Necesitas inspiración? Prueba estos 40 ideas de artículos de subasta silenciosa .

Un mes fuera  

  • Anuncie su festival - Elija un medio que sea más probable que vea su público objetivo. Algunas ideas a considerar: anuncios en redes sociales, anuncios publicitarios o folletos para llevar a casa para donantes / padres, espacios de eventos en blogs / periódicos / estaciones de televisión locales. Considere regalar algunas entradas a los medios locales para ayudar a generar interés. Cuelgue un cartel cerca del sitio del festival con la fecha y la hora para capturar a los residentes cercanos que puedan estar interesados.
  • Finalizar actividades - A estas alturas, deberías tener un plan sólido para todas las actividades que incluirá tu festival. Asegúrese de tener un voluntario líder para cada actividad que haya recibido la capacitación adecuada en todos los procedimientos y procesos.
  • No olvides el estacionamiento - Asegúrese de que su reclutamiento de voluntarios incluya asistentes de estacionamiento. Si le pide a las personas que paguen por el estacionamiento, hágalo una donación a su causa o una causa relacionada.
  • Repase su línea de tiempo - ¿A qué hora comenzarán las actuaciones? ¿A qué hora se anunciarán los ganadores de la subasta silenciosa o la rifa? Planee ceñirse a la línea de tiempo lo más cerca posible para que sus asistentes sepan qué esperar.
  • Imprimir mapas - Si su festival es grande, cree mapas para mostrar a los asistentes dónde encontrar puestos específicos, entretenimiento, comida y baños. No olvide una cabina de primeros auxilios y suministros.
  • Tener un plan de pago - Decidir cómo pagarán los asistentes las actividades y bebidas en el festival (efectivo, entradas, fichas, pulseras, etc.) y adquirir los accesorios necesarios.
Programación de voluntarios para el carnaval o festival escolar y registro de entradas en línea Formulario de inscripción para voluntarios del grupo juvenil de la fiesta escolar

Una semana fuera  

  • Finalizar comida - A estas alturas ya debería tener una buena idea de cuántas personas pueden asistir. Hable con su proveedor de catering u otro proveedor de servicios de alimentos aplicable sobre cualquier ajuste en los números finales.
  • Enviar comunicaciones finales - Comunicarse con los voluntarios sobre exactamente dónde deben estar y a qué hora. Incluya un mapa si es probable que se confundan. Sugerencia de genio : Envía recordatorios y mensajes personalizados a través de DesktopLinuxAtHome.
  • Establecer líderes de equipo - Asignar a una o varias personas para que sirvan como puntos de contacto durante el día del festival si algo sale mal o si los voluntarios tienen preguntas. Circule sus números de teléfono celular entre los voluntarios.
  • Planificar la limpieza - No olvide lo que sucede después de que se cierre el festival y asegure los artículos necesarios para facilitar la limpieza a sus voluntarios.
  • Detalles de doble verificación - Dicen que el diablo está en los detalles. ¿Has pensado en todos los tuyos? ¿Tiene suficientes billetes, pulseras, fichas, caja chica? ¿Qué sucede si los voluntarios no llegan a tiempo (o no llegan)?
  • Hacer una verificación del clima - Discutir la implementación del plan de lluvia si es necesario.

Día del evento  

  • Configurar cabinas o carpas - Para festivales grandes, es posible que deba hacer esto al menos con uno o dos días de anticipación. Para eventos más pequeños, unas horas antes de que comience el festival deberían ser suficientes.
  • Coloque letreros de estacionamiento - Asegúrese de que quede claro dónde debe fluir el tráfico de automóviles para que no termine obstruyendo las calles cercanas.
  • Oficiales de seguridad de la estación - Si utiliza oficiales de seguridad, colóquelos en lugares estratégicos del festival y discuta cuál es el protocolo para cualquier mala conducta.
  • Pagar a los proveedores - Si no lo ha hecho con anticipación, asegúrese de haber hecho los arreglos necesarios para llegar a un acuerdo con los proveedores o animadores que aún deben pagar.
  • Registrar voluntarios - Complete cualquier espacio en su plan después de que los voluntarios lleguen y se registren. ¿Realmente necesita tres personas en el tanque de inmersión o podría mover a una persona más a la taquilla?
  • Mantener la calma - Salude a los asistentes al festival con una sonrisa y mantenga todo en perspectiva. Incluso si todo no sale según lo planeado, sigue adelante y recuerda que le estás dando a la gente un momento divertido con familiares y amigos. ¡Vale la pena celebrarlo!

Después del Festival

  • Gracias Voluntarios - Tener una estación con bolsas de regalo para los voluntarios cuando se vayan u otra pequeña muestra de agradecimiento. Considere un evento dedicado de agradecimiento a los voluntarios en una fecha posterior para un evento grande. Sugerencia de genio : Prueba estos 50 ideas y obsequios de reconocimiento voluntario de bajo costo .
  • Recopilar un informe final - Haga un recuento de sus gastos y cuánto dinero recaudó para su causa. Utilice esos consejos para ayudarlo a planificar su próximo evento.
  • Gracias patrocinadores - Escribir y enviar notas por correo a patrocinadores y otros donantes de eventos. Utilice la información de su informe final para mostrarles cómo su patrocinio marcó la diferencia.

Una vez que se asiente el polvo, ¡estará listo para comenzar a planificar el festival del próximo año!



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Sarah Pryor es periodista, esposa, madre y fanática del fútbol de Auburn que vive en Charlotte, Carolina del Norte.


DesktopLinuxAtHome facilita la organización de grupos y clubes.

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