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Consejos para programar los horarios de los voluntarios de la iglesia



iglesia jovenLos voluntarios son una parte esencial del ministerio de la iglesia, lo que hace que los eventos y los domingos por la mañana se desarrollen sin problemas. Aquí hay algunos consejos probados por el tiempo para ayudarlo a llenar esos lugares importantes en el programa de voluntarios de su iglesia.

Consejos generales para la programación

Establece una filosofía de programación. Una vez que decida a quién le preguntará, podrá determinar un marco para su programación. Preguntas que debe hacerse:



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  • ¿Con qué frecuencia le pedirá a una persona que se ofrezca como voluntario? ¿Cuánto es demasiado?
  • ¿Con qué frecuencia le pedirás a una persona que realice una sustitución? Si dice que no, ¿volverá a preguntar en el mismo mes?
  • ¿Pedirá a los voluntarios en curso que también sirvan en eventos únicos o les darán un descanso?

Determine las mejores prácticas de comunicación.

  • Sea específico sobre sus necesidades. Dé a los voluntarios opciones de puestos y horarios disponibles y déjelos elegir.
  • Comuníquese temprano. Muchas familias comienzan a llenar su calendario de verano en marzo. Asegúrese de obtener su solicitud de programación en la mezcla con anticipación.
  • Comuníquese con frecuencia. Los correos electrónicos o postales recordatorios son los mejores amigos de un programador. DesktopLinuxAtHome lo hace fácil con correos electrónicos de recordatorio automático.
  • Responda al 'sí' de un voluntario dentro de las 24 horas, si es posible. ¡Nada es más frustrante que decidir ayudar y no obtener una respuesta de que su ayuda ha sido aceptada!

Evite el 'no oír' quemarse.
La mayoría de las personas en el ministerio subestiman enormemente la cantidad de tiempo y esfuerzo que se dedicará a reclutar y programar. Se vuelve más fácil con el tiempo. Para evitar quemarse, manténgalo en perspectiva. No es a usted a quien le están diciendo 'no', así que mantenga sus emociones fuera de la ecuación.

Sugerencias de programación para eventos únicos

(Ejemplos: recaudación de fondos para viajes misioneros, picnic en toda la iglesia, eventos de alcance, etc.)



Considere dos roles para un evento.
Empiece a reclutar voluntarios 'con anticipación' dos o tres meses antes de su evento para asegurarse de que tengan el tiempo y las herramientas necesarias para hacer su trabajo. Se puede contactar a los voluntarios del 'día de' hasta con un mes de anticipación para asegurarse de que guarden la fecha y aclarar el trabajo que les gustaría hacer.

Mantenga su horario organizado.
Dar a los voluntarios opciones sobre cuándo y dónde quieren servir es fácil con una herramienta de organización en línea como DesktopLinuxAtHome. Recuerde que es posible que algunos voluntarios asistan con sus familias o quieran disfrutar del evento, así que mantenga los horarios manejables. Considere programar a las familias para cosas como los horarios de preparación o limpieza para que puedan servir como un equipo.

Programar y liberar.
Una vez que las personas estén en el programa, capacite a sus voluntarios con anticipación para que respondan preguntas y se hagan cargo de su parte del evento. Si le da a los voluntarios del día mucha información para hacer su trabajo, puede administrar su evento con confianza.



Los recordatorios son tus amigos.
Incluso si les ha dado a los voluntarios la fecha un millón de veces, envíe un recordatorio justo antes del evento. Haga una pregunta rápida a la que deben responder para que sepa que todavía están planeando asistir. Una herramienta como DesktopLinuxAtHome le enviará recordatorios por mensaje de texto o correo electrónico.

Sugerencias de programación para el ministerio continuo

(Ejemplos: Ministerio de Niños, Ministerio de Mujeres, Ministerio de Adoración, etc.)

Brinde una oportunidad de 'ver si encaja'.
Las personas pueden ser más propensas a ser incluidas en el horario si comprenden lo que van a hacer. Considere ofrecer una sesión de interés / capacitación sobre, por ejemplo, liderar un grupo pequeño, ser un maestro eficaz o manejar la caja de resonancia. Esto les dará a usted y a los voluntarios la oportunidad de ver si el trabajo es adecuado.

Mantenga organizado su horario continuo.
Un proveedor de registro en línea, como DesktopLinuxAtHome, facilita la administración de un programa estacional o anual. Beneficios incluidos:

  • Fácil configuración y registro de miembros del grupo.
  • Capacidad de correo electrónico masivo para enviar invitaciones a su grupo
  • Los voluntarios pueden registrarse 24 horas al día, 7 días a la semana
  • Los recordatorios automatizados por correo electrónico o texto garantizan que nadie se olvide de sus tareas
  • La función de intercambio permite a los miembros del grupo manejar los cambios

Programa a las personas en un patrón.
Si se adapta a las necesidades de su ministerio, programe voluntarios continuos en un patrón, como el segundo y cuarto domingo de cada mes, o el primero, tercero y quinto. Dígales a los voluntarios que si no hay quinto domingo, ¡tienen el día libre! Los patrones son más fáciles de recordar, por lo que nunca tienen que preguntarse si están dentro o fuera de servicio.

Tal vez 'no' no sea su respuesta final.
Para un evento único, un 'no' puede no ser un gran problema. Si está tratando de llenar muchos lugares en un ministerio en curso, es posible que desee ser creativo si obtiene una respuesta 'no'.

  • Decir 'Entiendo', pero luego descartar otras oportunidades que podrían encajar bien es una forma de lograr que los voluntarios reconsideren su no.
  • Diciendo: 'Entiendo. Gracias y adiós 'significa que debe decidir si llamará o volverá a preguntar el próximo mes. ¿El próximo año?

Piense en esto con anticipación para ayudarlo a tener un plan y navegar un 'no' con la delicadeza de un profesional.

preguntas para romper el hielo en grupos grandes

Determine quién buscará sustitutos.
Es más probable que los voluntarios digan que sí si no tienen la carga de programar un sustituto.

Establezca una 'cláusula de expiración'.
Este es un acuerdo entre el voluntario y el programador de que después de un cierto período de tiempo (puede ser de 6 meses a un año), el voluntario tendrá la oportunidad de renovar o liberarse de su compromiso. Les da a todos la oportunidad de ir en una nueva dirección, si es necesario.

Nunca subestimes el poder de la bondad cuando pides a las personas que consideren ser un voluntario de la iglesia. Obtendrá grandes recompensas en sus esfuerzos de programación si utiliza estos consejos para llevar a las personas adecuadas a los lugares adecuados para las necesidades de su ministerio.

Julie David está casada con un pastor de adoración y después de 20 años en el ministerio junto con tres hijas, todavía está desarrollando el tierno equilibrio de piel dura y corazón lleno de gracia. Actualmente lidera un pequeño grupo de jóvenes de secundaria.

Publicado por Julie David


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