Principal Organizaciones Sin Fines De Lucro 40 ideas para crear y promover su informe anual sin fines de lucro

40 ideas para crear y promover su informe anual sin fines de lucro

organización sin fines de lucro diseño del informe anual contenido datos gráficos donantes voluntariosCada año, las organizaciones sin fines de lucro tienen la oportunidad de actualizar a sus donantes y al público en general sobre su progreso, logros y finanzas en su informe anual. Algunos publican el informe en el nuevo año y otros al final de un trimestre importante. Un informe es una excelente oportunidad para mostrarle a la gente cómo está cumpliendo su misión a través de historias, estadísticas y fotografías. Pruebe estas ideas para crear y promover su próximo informe anual.

Comenzar: planificación y gestión de proyectos

  1. Audiencia - Primero, considere su audiencia. Los informes anuales suelen redactarse de dos formas. ¿Está hablando con el público en general o específicamente con los donantes? El idioma que utilice en su informe debe reflejar su audiencia. Si el informe es para donantes, asegúrese de que aborde inquietudes relevantes y responda preguntas. Si lo diseña para el público en general, el lenguaje debe ser informativo y fácil de aprender y leer para cualquiera.
  2. Impulsado por donantes Idioma - Si el informe es específico de un donante, céntrese en la gratitud utilizando un lenguaje que refleje la participación y las contribuciones. Por ejemplo, 'Usted ayudó a hacer posible la siguiente iniciativa ...' Esfuércese por crear una pieza que sus donantes quieran dejar en su mesa de café para compartir con otros. Los donantes deben comprender el objetivo de su organización y que los logros de la organización sin fines de lucro también son sus logros. Tenga en cuenta que los donantes a menudo contribuyen de muchas maneras, no solo contribuciones financieras.
  3. Impulsado por el público Idioma - El público en general debe poder leer el informe y comprender la visión de la organización sin fines de lucro fácilmente, y específicamente cómo se logró esa misión durante todo el año. Evite un lenguaje particular que solo tenga sentido para los donantes o personas con información privilegiada.
  4. Presupuesto - Defina el presupuesto de su proyecto y cómo lo asignará al producir el informe anual. El presupuesto ayudará a definir el formato y los recursos.
  5. Planifique con anticipación - Cree un cronograma detallado del proyecto y un sistema para rastrear el progreso del informe. Investigue las opciones de subcontratación e incorpórelas al cronograma general. ¿Le dará a su audiencia la opción de ver el contenido en un dispositivo móvil o de escritorio, video o publicación de blog? ¿Lo vincularás en tu aplicación o en una campaña de correo electrónico? Planifique en consecuencia.
  6. Escala para el avance del alcance - La variación del alcance ocurre cuando el cronograma general y el plan de su proyecto se expanden mientras el proyecto está en proceso, cambiando así el resultado o entregable general. En el mundo de la gestión de proyectos, la variación del alcance es un problema común y sirve bien a los miembros del equipo para darse cuenta e incluso planificarlo. Cuando sienta este cambio, tómese un momento para ponerse en sintonía con su equipo y definir explícitamente qué significarán los cambios del proyecto para la línea de tiempo general.

Todo sobre la óptica: elija su formato

  1. Formato corto - Los informes anuales breves tienen una extensión máxima de tres a cuatro páginas y constituyen una pieza breve para presentar los resultados de misión crítica de su organización. Los informes breves destacan la información de nivel estratégico y asumen que las personas ya conocen los entresijos de la organización. Incluya información sobre a dónde puede ir su audiencia para encontrar información más detallada.
  2. Formato largo - Los informes largos tienen más de cinco páginas, contienen una variedad de contenido y tienden a incluir puntos de información e inspiración a través de una historia. Considere incluir una tabla de contenido para que las personas puedan consultar rápidamente las secciones que más les interese revisar.
  3. Considere multimedia - Para diferenciarse de otras organizaciones, piense en un formato no tradicional para su informe. Elija una forma de medios única y fiel a su organización sin fines de lucro, como un video de aquellos a quienes está ayudando en el extranjero o un ensayo fotográfico que incluya un estudio de caso local. Si su organización tiene un podcast, planee dedicar tiempo a compartir los resultados y las historias del informe. Personalice el formato de acuerdo con su organización y las limitaciones presupuestarias. Por ejemplo, si es una agencia medioambiental, tal vez pueda imprimir algunos informes sobre madera o materiales reciclados.
  4. Hazlo arte - Elija un tema o plan de diseño que se adapte a su industria. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro impulsada por la fotografía podría crear su informe anual en el reverso de una serie de fotografías originales. Como beneficio adicional, los donantes pueden conservar y enmarcar el informe como una obra de arte para sus hogares.
  5. Disposición visual - Decidir colores de plantilla y formato final (impreso o digital). ¿Qué versión de su logotipo utilizará? Separe los bloques de texto con imágenes y citas extraíbles que enumeren estadísticas, gráficos o estudios de casos. Use infografías interactivas o líneas de tiempo animadas para ilustrar estadísticas e hitos para que sean más fáciles de leer. Recuerde, el espacio en blanco es su amigo. Desea utilizar un contenido excelente y mantenerlo breve sin dejar de mostrar sus mejores resultados.
  6. Fotografías - Utilice fotografías artísticas (en lugar de texto) para involucrar al lector y contar su historia. Busque sitios web que ofrezcan imágenes de archivo gratuitas o de bajo costo, o considere comprar imágenes de un fotógrafo local en su área. Vea cada página de su informe como un lugar privilegiado y haga que el contenido sea significativo y atractivo.
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Creación de contenido: qué incluir

  1. Cuenta la historia completa - En un informe de formato largo, cuente una historia completa desde la primera página hasta la última. Las historias son las que capturan e involucran los corazones de las personas, no solo sus mentes. Coloque su mejor fotografía en la portada y asegúrese de que todos los estudios de caso incluyan una fotografía. Si está imprimiendo y encuadernando el informe, hable con su impresor sobre la resolución fotográfica y las opciones de impresión digital y de prensa enchapado. Para asegurarse de alcanzar sus objetivos generales, tómese un momento para hacer un guión gráfico del informe completo antes de escribir y recopilar contenido. Aclare el 'por qué' del informe y de su organización en su conjunto y déjelo claro.
  2. Celebrar - Haga su informe festivo. El informe anual es una gran oportunidad para celebrar los logros del año pasado. A veces, aprender significa aprender tanto del fracaso como del éxito. Cíñete a un lenguaje positivo y observa cómo marca la diferencia.
  3. Admitir el fracaso - Esté dispuesto a notar fallas si corresponde. Por ejemplo, 'Probamos X y no funcionó, pero aprendimos X de él, así que avanzó nuestra causa'. La mayoría de los donantes aceptan el riesgo calculado. Sea honesto al respecto y observe cómo aprendió de él.
  4. Estudios de caso - Incluya al menos un estudio de caso o una historia de impacto del campo. La gente debe sentirse inspirada después de leerlo y estar lista para actuar. Además, manténgalo corto para que sea más probable que la gente lo lea.
  5. Carta del presidente - Incluya una carta sincera de su presidente o director ejecutivo. Esto debe incluir lo que más le enorgullece del año pasado y su visión para el próximo año.
  6. Citas Y endosos - Incluya citas de los beneficiarios cuando sea posible y el respaldo de las personas a las que ha prestado servicios. Conecta al lector con los beneficiarios y da vida a la misión de la organización. Use citas y respaldos de personas de gran estima que se alineen con la misión y visión de su organización sin fines de lucro.
  7. Declaraciones de misión y visión - Incluya su misión y / o declaración de visión y luego asegúrese de que su informe indique cómo está llevando a cabo esa visión y misión. Muestra resultados concretos y narrativas inspiradoras. Esto debería ayudar a su audiencia a comprender el problema que su organización sin fines de lucro está tratando de resolver y qué está haciendo para ayudar.
  8. Diversidad - Verifique sus imágenes y contenido para asegurarse de que utiliza un lenguaje inclusivo que atraerá a una variedad de lectores. Su contenido e imágenes deben reflejar la población a la que atiende su organización sin fines de lucro.
  9. Considere los derechos de autor - Cite las fuentes necesarias para citas o datos en su informe y otorgue crédito a fotos o contenido prestados. Investigue las leyes de derechos de autor de su industria para asegurarse de que su proyecto siga el protocolo.
  10. Información del contacto - Proporcione la información de contacto de su organización sin fines de lucro en la parte inferior del informe, incluida la dirección postal, el número de teléfono, el sitio web y las redes sociales. Si las personas están listas para donar después de ver el informe, asegúrese de tener una forma paso a paso para que lo hagan.
  11. Agencias de acreditación - Enumere todas las agencias de acreditación a las que pertenece, como Better Business Bureau o Charity Navigator. Planee entregarles una pila de informes impresos para que los muestren.

Movimientos de dinero: detalles financieros

  1. Compromiso con la transparencia - Informar con precisión y facilitar la lectura de las finanzas. Utilice un gráfico circular con una clave fácil de leer para obtener el resumen financiero general e informe a las personas dónde pueden acceder a los informes anuales anteriores o los 990. Muestre cuánto del presupuesto se destina a la administración y cuánto se destina a los costos del programa.
  2. Gráficos - Usar gráficos para equiparar los números con hechos en tiempo real. La mayoría de las personas hojean los informes anuales, así que resalte cualquier cosa de mayor importancia. Para las personas que quieran profundizar, asegúrese de que su desglose de actividades, ganancias y otros ingresos sea claro. Una presentación de diapositivas es un formato excelente para mostrar tablas y gráficos.
  3. Impacto de las finanzas - Explicar el impacto y cómo han cambiado vidas. Debería tener varias viñetas y gráficos aquí con números fáciles de leer, gráficos simples y fotos. Por ejemplo: '1,000 niños recibieron tutoría, cuidado y refrigerios nutritivos en nuestro programa extracurricular el año pasado'. Intente incluir 5 aspectos destacados clave. Si incluye más que eso, la información comienza a perderse. Utilice gráficos para mantenerlo visualmente interesante.
  4. Comprobación de hechos - Verifique y vuelva a verificar todas las estadísticas y citas, así como la ortografía de los nombres utilizados en el informe. Planifique varias fases de revisión para que varias personas puedan verificar si hay errores.

Centrarse en el propósito: agradecer a los contribuyentes y la visión del reparto

  1. Equipo - Presente personas a su personal o al equipo ejecutivo de organizaciones más grandes. Esto puede estar en una barra lateral junto a otra información pertinente. En un informe informal, puede compartir datos tontos sobre los miembros del personal. Para una introducción más formal, comparta fotografías y una breve biografía.
  2. Junta Directiva - Incluir nombres y roles de los miembros de la junta. Planee darle a cada miembro de la junta una pila de informes impresos para compartir con amigos. No olvide agradecer a la junta por su servicio y las muchas formas en que contribuyen a la organización en general.
  3. Destacado del donante - A algunas grandes organizaciones sin fines de lucro les gusta destacar a los principales contribuyentes. Puede enumerarlos en una barra lateral o tener cuadros de Donor Spotlight con historias cortas para cada uno.
  4. Notas de agradecimiento - Considere incluir notas de agradecimiento de los miembros del equipo en todos los niveles: directores, editores, junta, administración. Esto agrega un elemento personal diferente para ayudar a fortalecer la conexión entre los donantes y el personal.
  5. Fotos - Considere incluir fotos divertidas entre bastidores o fotos espontáneas. Esto ayuda a que los donantes lo comprendan, lo conozcan mejor y se sientan más involucrados. Estas imágenes pueden funcionar como publicaciones en redes sociales para la promoción de informes.
  6. Una visión para el futuro - La mayoría de los informes anuales destacan lo que sucedió el año pasado, pero también consideran resaltar su visión para el próximo año, tres o cinco años. Esto da una razón de peso para que los donantes sigan invirtiendo en la organización.

Corra la voz: cómo promocionar

  1. Adaptado al formato - Personalice el plan de promoción en función del formato de su informe. Por ejemplo, si está revelando una página web específica o una nueva sección del sitio con información de informe, querrá probarla y solucionar los errores antes de hacerla pública. Cuando esté listo, envíe un correo electrónico a sus donantes con el enlace correspondiente o una vista previa para atraerlos a hacer clic para leer más. Si está creando una pieza impresa, planee tenerla disponible en formato PDF y en copias impresas. El PDF también debería estar disponible para su visualización y descarga en su sitio web. Las copias impresas pueden estar en formato de folleto, folleto o póster.
  2. embalaje - Envíe informes anuales a cada donante con una carta de agradecimiento. Si envía una copia impresa, considere el embalaje / envío por correo original que sea exclusivo de su organización sin fines de lucro. Además, considere a quién se lo está enviando. Muchos donantes jóvenes prefieren copias electrónicas y los donantes mayores prefieren copias impresas. No siempre es así, por lo que es fundamental conocer a tus donantes y qué prefieren.
  3. Contenido de redes sociales - Al principio del cronograma del proyecto, considere la posibilidad de escribir contenido de redes sociales para los canales que utilizará para promover el informe.
  4. Planificar un evento - Empareje el lanzamiento de su informe anual con un evento que su organización ya esté organizando, como una cena de agradecimiento a los voluntarios o una fiesta de aniversario de la empresa. ¿No tienes un evento próximo? Planifique uno y celebre el arduo trabajo que su organización ha realizado este año. Asegúrese de que los miembros de su junta vean el informe antes de este evento para que puedan consultarlo cuando conversen con el personal y los voluntarios.
  5. Entrega en mano - Cuando sea posible, entregue personalmente los informes anuales impresos. Agrega un toque personal y brinda a los donantes la oportunidad de participar y hacer preguntas.
  6. Conferencia - Algunas organizaciones sin fines de lucro están dejando de lado todos los informes formales para una conferencia telefónica nacional en la que el director ejecutivo o director ejecutivo dirige una discusión con las partes interesadas y los donantes sobre el progreso y el impacto del año pasado. Esto proporciona una discusión personal, la opción de preguntas y respuestas e información en tiempo real.
  7. Multimedia interactiva - Además de las opciones digitales, algunas organizaciones sin fines de lucro están creando páginas web interactivas para sus informes anuales que cargan estadísticas en tiempo real o involucran animación para infografías. Envíe enlaces a donantes actuales y potenciales e inclúyalos en publicaciones de redes sociales. Gana tracción en tu comunidad presentando el informe a los medios locales.

Usted y su personal disfrutarán creando su informe anual al recordar y celebrar el año pasado. Debe ser alentador para el personal, los donantes y los voluntarios ver su impacto y servir como una herramienta para impulsar a su organización hacia adelante. Tenga en cuenta que también se convertirá en un recurso valioso para cultivar nuevas asociaciones. ¡Disfruta como recuerdas y celebra!

Andrea Johnson es nativa de Texas y ahora vive en Charlotte, Carolina del Norte, con su esposo y sus dos hijas. Le gusta correr, fotografiar y un buen chocolate.


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