Principal Negocio 10 consejos para aprovechar al máximo las reuniones de negocios de su empresa

10 consejos para aprovechar al máximo las reuniones de negocios de su empresa

reuniones de empresa consejos ideas para romper el hieloLas reuniones pueden ser una parte integral del flujo de trabajo, pero también pueden ser una parte temida del día. Reuniones más productivas significan más tiempo para mejorar su estrategia y el resultado final de su negocio. Pruebe estos 10 consejos para comenzar.

  1. Preparar, preparar, preparar - El viejo lema Scout también es válido en el mundo empresarial. Además de una agenda bien pensada, considere estas preguntas mientras planifica:
    • ¿Qué herramientas necesitas para aprovechar al máximo esta reunión? ¿Una presentación / proyector de PowerPoint? ¿Un folleto? ¿Una pizarra de borrado en seco? ¿Vídeo?
    • ¿Quién debería estar en esta reunión? Sea reflexivo sobre a quién le pide que asista. Por un lado, no querrás perder el tiempo de nadie. Por otro lado, no querrás dejar fuera a alguien que tendrá que ponerse al día más tarde. Consejo genio : Empiece con el pie derecho con estos 20 rompehielos rápidos para reuniones .
  2. Mantenga las reuniones regulares a tiempo - Tener un esquema ayuda a mantener las cosas en curso para estas reuniones semanales. Evalúe lo que realmente debe abordarse con todo el grupo y elimine todo lo que pueda tratarse individualmente después. Recuerde, si bien las reuniones regulares deben permitir la interacción personal, asegúrese de que esto no descarrile la agenda. Nadie quiere estar allí más tiempo del necesario, incluso el compañero de trabajo al que le encanta arrojar sus dos centavos. Consejo genio : Reduzca la cantidad de anuncios y, en su lugar, inclúyalos en un boletín semanal por correo electrónico.
  3. Reúna a todos en una habitación - A medida que las empresas se expanden con presencia global y más trabajadores remotos, es más difícil que todos estén en la misma sala para una conversación cara a cara. Trate de evitar la trampa de 'llamar': la gente no siempre presta atención. En su lugar, utilice la tecnología para videos interactivos de sus reuniones. Los estudios demuestran que existe una diferencia entre simplemente llamar a una reunión y ver las caras de las personas.
  1. Cambiar las cosas - Esto es especialmente cierto para las reuniones semanales. Incluso si tiende a cubrir un territorio similar cada semana, cambie el orden, o quién habla la mayor parte del tiempo. Revise sus presentaciones anteriores y elimine todo lo que no funcionó bien. Acepte sugerencias de los empleados e impleméntelas realmente.
  2. Considere una reunión informal - Establezca una reunión de 'stand-up' mensual, posiblemente incluso en la sala de descanso o en un salón con sofás. Si no necesita a todos, intente evitar la sensación estéril y forzada de la sala de conferencias y busque un entorno más informal en la oficina. Es mejor reservarlos para anuncios más pequeños o un entorno informal para obtener comentarios de los empleados o intercambiar ideas.
  3. Ingresa al calendario - La consistencia es lo mejor. Por ejemplo, en las redacciones, siempre hay una reunión editorial a primera hora de la mañana a la misma hora. Cuando los empleados saben qué esperar y a qué hora estar allí, pueden estar preparados. Programar reuniones de última hora puede ser un progreso lento y frustrante. (Si alguien ya tiene programada una reunión importante con un cliente, obligarlo a reprogramarla en el último minuto no es bueno para nadie). Consejo genio : Cree un programa de reserva de salas de conferencias con un registrarse en línea .
  4. Proporcionar incentivos - Si bien se encontrará con compañías que brindan grandes incentivos para asistir a ciertas reuniones, piense en boletos para los mejores conciertos de obras de Broadway, no necesita ser tan extravagante. Mezcle las cosas con un almuerzo y artículos de aprendizaje o desayuno en una reunión temprana. También puede ofrecer reconocimiento a los empleados con gritos regulares de 'trabajo bien hecho' donde los empleados reconocidos pueden salir media hora antes ese día. Consejo genio : Prueba estos 51 ideas de reconocimiento y apreciación de los empleados en su próxima reunión.
  1. Elija una ubicación fuera del sitio - Si está planeando una reunión extensa, como una sesión de lluvia de ideas de todo el día que se centra en el lanzamiento de un nuevo producto importante, saque a todos de su zona de confort y en un nuevo entorno. Un cambio de perspectiva puede hacer bien a todos. Tampoco tenga miedo de cambiar sus reuniones habituales. Será bienvenido llevar a su equipo por la calle a una cafetería local para su sesión de estrategia mensual.
  2. No corra cuando termine la reunión - A veces, las mejores cosas suceden de improviso en el entorno más informal que sucede cuando la gente se levanta, arrastra los pies a punto de irse. No abandone la reunión de inmediato, en lugar de eso, quédese y escuche lo que se dice. Este también es un buen momento para que los empleados se acerquen a un gerente para obtener una aclaración o una explicación adicional de un tema cubierto en el entorno más formal.
  3. A veces la respuesta es NO tener una reunión - Si simplemente necesita informar o actualizar a la gente sobre algo que está sucediendo con la empresa, tal vez sea posible deletrear todo en un correo electrónico. Las reuniones son importantes debido al toma y daca: la lluvia de ideas que ocurre cuando las personas están todas juntas en una habitación. Pero si compartir ideas no es de lo que se trata la reunión, considere otra forma de poner a todos al día. (A menos que, por supuesto, sea un anuncio de la empresa verdaderamente importante).

Establezca el propósito de su reunión y comience desde allí. Cuanto más pensamiento e intención dedique a su tiempo con sus compañeros de trabajo, más productivo y exitoso será.

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Michelle boudin es reportera de NBC Charlotte y escritora independiente.


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